L’administrateur JMap Server installe l’extension Documents en sélectionnant le fichier d’installation pertinent pour sa plateforme.

Une fois installée, l’extension s’affiche automatiquement dans la section Extensions de JMap Admin.

JMap Documents contient des composants pour JMap Server et pour JMap Pro (client). L’extension s’affiche donc dans les onglets respectifs de la section Extensions.

La configuration de JMap Documents s’effectue dans JMap Admin en trois étapes :

1. Indiquer les sources de données spatiales auxquelles des documents pourront être associés.

2. Configurer les dépôts de documents.

3. Rendre disponible l'extension dans les applications :

   1. Intégrer l’extension dans le déploiement d’applications JMap Pro.

   2. Activer l’extension dans les projets pour que les applications JMap NG et JMap Survey puissent y accéder.

Pour indiquer les sources de données spatiales auxquelles associer des documents :

1. Dans la section Extensions/Documents, appuyez sur et ensuite sur Sources de données pour ouvrir l'assistant de configuration.

2. Appuyez sur pour ajouter une source de données.

3. Dans le menu, sélectionnez le Nom de la source de données et le Nom de l'attribut à utiliser pour établir l'association entre chaque élément de la source de données et les documents.

4. Appuyez sur Ajouter pour ajouter la source de données.

5. Appuyez sur pour ajouter d'autres sources de données.

6. Appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer l'information.

Intégrer JMap Documents dans le déploiement d'applications JMap Pro

Lors de la configuration d'un déploiement de type JMap Pro, vous devez indiquer les extensions à ajouter à l'application. Les détails sont offerts dans la section Applications JMap Pro du Manuel de l'administrateur JMap Server.

Activer JMap Documents dans les projets

JMap Documents doit être activée dans le projet pour qu'elle puisse être accédée à partir d'une application de type JMap NG ou JMap Survey. Les détails sont offerts dans la section Projets du Manuel de l'administrateur JMap Server.

L’extension JMap Documents permet aux utilisateurs des applications JMap Pro, JMap NG et JMap Survey d’accéder facilement à des documents (fichiers PDF, Word, Excel, images, vidéos, Google Docs, etc.) qui sont associés aux éléments de la carte.

À partir d’un simple clic, l’utilisateur d’une application JMap accède à la liste de documents associés à un élément cartographique ainsi qu’à leurs métadonnées, consulte et télécharge les documents qui l’intéressent. Voici quelques exemples d’utilisation :

• Accéder aux garanties de machines en cliquant sur la machine;

• Ouvrir un plan Autocad en cliquant sur un bâtiment municipal;

• Afficher la liste de contrats en cliquant sur un projet de construction.

Les documents auxquels l’utilisateur accède via JMap proviennent du GED SharePoint, d’un système de fichiers du réseau local ou des hyperliens.

L'interface graphique de JMap Documents consiste en un ensemble de boutons localisés dans la barre d'outils de l'application JMap Pro. Vous pouvez accéder aux boutons pour lesquels vous avez des permissions.

Cette fonction vous permet de créer des associations entre des éléments cartographiques des couches et des documents contenus dans un dépôt. Elle vous permet aussi d'ajouter un document à un dépôt existant pour l'associer par la suite aux éléments cartographiques.

Ajouter un document à un dépôt

Pour ajouter un document pour l'associer ensuite à des éléments cartographiques :

1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments cartographiques dans une ou plusieurs couches.

2. Cliquez sur Ajouter des documents pour ouvrir la fenêtre homonyme.

   Si l'une des couches dont vous avez sélectionné des éléments n'est pas configurée pour y associer des éléments, un message d'erreur s'affiche et vous devez désélectionner les éléments de la couche pour pouvoir continuer.
3. Cliquez Suivant pour sélectionner un dépôt dans lequel stocker le document à ajouter ou choisir le document à associer aux éléments cartographiques. Chaque dépôt peut avoir une description.

JMap Documents supporte la connexion à des dépôts de fichiers (incluant Sharepoint) et à des dépôts hyperlien. Les étapes suivantes dépendent du type de dépôt sélectionné.

Dépôt de fichiers

1. Si vous ajoutez des documents à un dépôt de fichiers, sélectionnez Dossier documents et cliquez Suivant pour sélectionner le type de fichier ciblé.

   Vous ne pouvez pas associer les éléments cartographiques à des fichiers locaux directement. Vous devez au préalable ajouter les fichiers locaux à un dépôt pour ensuite les associer aux éléments cartographiques.

2. Sélectionnez Fichiers locaux pour ajouter un nouveau document au dépôt à partir de votre ordinateur.

3. Cliquez Suivant pour sélectionner le fichier local.

4. Cliquez Parcourir pour parcourir votre système de fichiers locaux.
5. Une fois sélectionné le fichier, cliquez Suivant pour accéder à l'information sur le degré de complétude des métadonnées.
6. Double-cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir l'interface de saisie des métadonnées. Les métadonnées sont configurées par l'administrateur JMap pour chaque dépôt de documents.
7. Cliquez OK pour retourner à l'interface des métadonnées du fichier. La case Métadonnées complétées est cochée et vous pouvez passer à l'étape suivante.
8. Sélectionnez la destination du document dans le dépôt. Selon la configuration du dépôt, vous pouvez naviguer dans le répertoire du dépôt et créer un nouveau dossier pour héberger le fichier local.
9. Cliquez Terminer pour copier le document local dans le dépôt de documents sélectionné. La fenêtre Ajouter des documents se ferme.

Dépôt hyperlien

Si vous souhaitez associer les éléments cartographiques à des documents qui sont hébergés dans un site web :

1. Cliquez Suivant pour ajouter l'adresse URL qui contient le ou les documents. L'URL doit avoir ce format : http://....
2. Cliquez Terminer pour ajouter le document.

Le site Web référencé par l'URL est associé aux éléments sélectionnés.

Associer un document aux éléments cartographiques

Le document ajouté à un dépôt de fichiers n'est pas associé de manière automatique aux éléments cartographiques sélectionnés. Pour ce faire vous devez recommencer la procédure Ajout des documents, en gardant la sélection d'éléments cartographiques.

2. Sélectionnez Fichiers du dépôt pour associer un document à la sélection.
3. Cliquez Suivant pour sélectionner le ou les documents à associer.
5. L'interface Recherche documentaire vous permet de sélectionner un formulaire parmi ceux qui sont configurés pour le dépôt. Vous pouvez aussi déterminer si le document recherché est associé à des éléments cartographiques. Finalement, vous pouvez inscrire des mots-clés pour la recherche.

   Les résultats de la recherche s'affichent dans un tableau qui indique quelques informations sur chaque document retrouvé.

6. Cochez les cases des documents qui vous intéressent pour les sélectionner.
7. Cliquez OK pour retourner dans l'interface Résultat de recherche. Les documents sélectionnés par les deux méthodes sont listés dans une table. Vous pouvez cocher et décocher des documents au besoin.
8. Cliquez Terminer pour associer les documents cochés aux éléments cartographiques sélectionnés. L'interface se ferme de manière automatique. Une table semblable à l'explorateur d'éléments s'affiche. La section Chercher des documents offre les détails sur les composantes de la table.

Si vous possédez les permissions pertinentes, vous pouvez effectuer des recherches de documents dans les différents dépôts au moyen de formulaires et de mots-clés. Vous n'avez pas besoin de sélectionner des éléments d'une couche.

1. Cliquez sur le bouton Chercher les documents dans la barre d'outils de l'extension Documents pour ouvrir la fenêtre Recherche documentaire. Elle vous permet de configurer les termes de votre recherche.
2. Inscrivez les paramètres de votre recherche.

3. Cliquez Chercher pour effectuer la recherche. La fenêtre Résultats de recherche s'ouvre.
4. Cliquez sur un document de la table pour le sélectionner. Des fonctions spécifiques s'activent.
5. Cliquez sur Informations du document dans le menu contextuel pour accéder aux métadonnées du document. La fenêtre Informations du document s'ouvre. Elle contient deux onglets : Informations du document et Associations. L'onglet Information du document se présente comme suit :

   L'onglet Associations affiche les éléments cartographiques associés au document et permet d'effacer des associations et d'en ajouter, si vous avez les permissions pertinentes.
6. Cliquez sur Associer pour associer des nouveaux éléments cartographiques au document. La fenêtre Mise à jour des associations s'affiche. Cette fenêtre ressemble à l'explorateur d'éléments de JMap Pro.
7. Cliquez avec le bouton droit pointant un document pour ouvrir le menu contextuel.

8. Cliquez sur Localiser sur la carte pour centrer la carte sur les éléments cartographiques associés au document pointé. Les éléments clignotent pour faciliter sa visualisation.

9. Cliquez avec le bouton droit pointant un document pour ouvrir le menu contextuel.

10. Cliquez sur Copier la valeur. La valeur de la métadonnée pointée (de la colonne pointée) se copie dans le presse-papier et peut être collée dans des documents au format varié.

JMap Documents permet à l’utilisateur d’une application JMap NG d’accéder aux documents d’un dépôt de documents ou d’un système de gestion documentaire à partir de la carte.

L’extension JMap Documents offre des fonctionnalités pour :

• Effectuer des recherches de documents dans les dépôts de documents sur la base de différents critères.

• Lister les documents qui sont associés aux éléments de la carte, affichant leurs métadonnées.

• Télécharger les documents.

L’interface graphique de JMap Documents pour JMap NG est composée par le panneau Documents. Celui-ci est accessible à travers deux voies :

• L’icône dans la barre latérale de JMap NG.

• L’icône dans l’infobulle des éléments cartographiques auxquels des documents sont associés. Dans ce cas, le panneau affiche la section Afficher les documents sélectionnés.

Le panneau Documents comporte deux sections :

• Afficher les documents sélectionnés

• ​ Effectuer des recherches

La section Afficher les documents sélectionnés présente les documents associés à un ou à plusieurs éléments de la carte.

La section Rechercher des documents permet de chercher des documents à travers différents approches.

Cette fonction vous permet, si vous comptez avec les permissions pertinentes, d'afficher la liste de documents qui sont associés à un ou plusieurs éléments cartographiques sélectionnés ainsi qu'y accéder, modifier leurs métadonnées et leurs associations avec des éléments cartographiques.

1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments cartographiques dans une ou plusieurs couches.

2. Cliquez sur Énumérer les documents pour afficher la fenêtre Liste de documents. Cette fenêtre est dynamique et son contenu se rafraîchit automatiquement lorsque vous sélectionnez et désélectionnez des éléments cartographiques. Lorsque aucun élément est sélectionné la fenêtre s'affiche vide.
3. Cliquez sur un document de la table pour le sélectionner. Des fonctions spécifiques s'activent.
4. Cliquez sur Informations du document dans le menu contextuel pour accéder aux métadonnées du document. La fenêtre Informations du document s'ouvre. Elle contient deux onglets : Informations du document et Associations.

   L'onglet Associations affiche les éléments cartographiques associés au document et permet d'effacer des associations et d'en ajouter, si vous avez les permissions pertinentes.
5. Cliquez sur Associer pour associer des nouveaux éléments cartographiques au document. La fenêtre Mise à jour des associations s'affiche. Cette fenêtre ressemble à l'explorateur d'éléments de JMap Pro.
6. Cliquez avec le bouton droit pointant un document pour ouvrir le menu contextuel.

7. Cliquez sur Localiser sur la carte pour centrer la carte sur les éléments cartographiques associés au document pointé. Les éléments clignotent pour faciliter sa visualisation.

8. Cliquez avec le bouton droit pointant un document pour ouvrir le menu contextuel.

9. Cliquez sur Copier la valeur. La valeur de la métadonnée pointée (de la colonne pointée) se copie dans le presse-papier et peut être collée dans des documents au format varié.

L'interface de configuration de dépôts affiche la table des dépôts configurés dans l'extension Documents et permet d'accéder aux fonctions Créer, Synchroniser et Supprimer des dépôts ainsi qu'à la section pour sélectionner les sources de données auxquelles associer les documents appuyant sur . Vous pouvez sélectionner plusieurs dépôts pour les synchroniser ou les supprimer en lot.

La table affiche le nom, l'état, la plate-forme, la date de la dernière mise à jour et l'identifiant interne ID de chaque dépôt.

Synchroniser les dépôts

Cette fonction est aussi accessible à partir de l'interface de configuration de chaque dépôt.

Lorsque les utilisateurs des applications JMap Pro effacent des documents ou des hyperliens d'un dépôt, ceux-ci ne sont pas automatiquement effacés de la table de la BD System de JMap; ils y sont toujours listés mais leur état devient obsolet.

Pour supprimer de la table de la BD System les documents et hyperliens ainsi que leurs associations avec les sources de données spatiales, vous devez exécuter la fonction Synchroniser. C'est une façon d'optimiser la performance des dépôts et de l'extension Documents.

JMap Documents permet à l'utilisateur d'une application JMap Pro d'accéder et de manipuler les documents stockés dans divers dispositifs à travers de la carte.

L'extension Documents pour JMap Pro offre des fonctionnalités pour :

• Associer des documents aux éléments cartographiques. Les documents peuvent provenir de différents types de dépôts : d'un système de fichiers, des hyperliens ou du système électronique de gestion documentaire SharePoint (Microsoft).

• Associer des documents à des éléments d'une couche cartographique, en les ajoutant au préalable à un dépôt.

• Lister les documents qui sont associés aux éléments sélectionnés sur la carte, affichant leurs métadonnées.

• Accéder aux documents en les ouvrant dans leurs applications désignées et en les téléchargeant.

• Effectuer des recherches de documents dans les dépôts sur la base des mots-clés.

Dans cette section du panneau Documents s'affichent les documents obtenus à partir de :

• Recherches simples ou avancées

• L'infobulle d'un élément de la carte

Documents associés à un élément de la carte

Pour accéder à la liste des documents associés à un élément ou objet de la carte :

1. Cliquez sur un élément pour afficher son infobulle. Si des documents sont liés à cet objet, l'icône indique leur nombre. Si aucun document est associé à l'élément, l'icône ne s'affiche pas dans l'infobulle.
2. Cliquez sur pour afficher la liste des documents dans la section Afficher les documents sélectionnés. La liste est composée d'une fiche pour chaque document.

Documents associés à un ensemble d'éléments

Vous pouvez aussi obtenir une liste de documents affichées dans cette section comme résultat d'une recherche.

Des fonctions sont disponibles pour travailler avec les documents :

Hyperliens

Des hyperliens peuvent être associés aux éléments de la carte. Ces hyperliens peuvent pointer vers des sites web, des documents Google Docs, des fichiers sur Dropbox, etc. Ils sont affichés avec des icônes, l'URL du site web pointé et le nom du dépôt. Pour les ouvrir, cliquez sur l'hyperlien.

La deuxième étape de la configuration de JMap Documents consiste en créer et configurer les dépôts de documents. Pour ce faire :

1. Dans la section Extensions/Documents, dans l'onglet Serveur cliquez sur Documents pour ouvrir l'interface de configuration.

2. Appuyez sur Créer pour ouvrir la fenêtre de configuration d'un dépôt.

3. Inscrivez un Nom et une Description du dépôt.

4. Sélectionnez le Type de dépôt. Vous avez trois choix :

   • File system : Il s'agit d'un répertoire situé dans le système de fichiers du serveur contenant des documents sous forme de fichiers.

   • Hyperlink : Il s'agit d'une table dans la BD System de JMap contenant des hyperliens à des URL.

   • SharePoint : Il d'agit d'une connexion au système électronique de gestion documentaire SharePoint de Microsoft.

La création du dépôt diffère en fonction du type de dépôt mais les étapes subséquentes sont semblables pour les trois types de dépôt.

Créer un dépôt

File System

1. Informez les paramètres indiqués par l'Assistant de dépôt de documents.\
2. Appuyez sur Terminer pour créer le dépôt et retourner à l'interface de configuration des dépôts. Le nom du dépôt s'affiche dans la table.

3. Cliquez sur le nom du dépôt pour accéder à son interface de configuration.

Hyperlink

1. Dans l'Assistant de dépôt de documents sélectionnez le type de dépôt Hyperlink et appuyez sur Terminer pour créer le dépôt et retourner à l'interface de configuration de dépôts. Le nom du dépôt s'affiche dans la table.

2. Cliquez sur le nom du dépôt pour accéder à son interface de configuration.

SharePoint

1. Informez les paramètres indiqués par l'Assistant de dépôt de documents.
2. Appuyez sur Terminer pour créer le dépôt et retourner à l'interface de configuration de dépôts. Le nom du dépôt s'affiche dans la table.

3. Cliquez sur le nom du dépôt pour accéder à son interface de configuration.

Configurer un dépôt

Ces étapes sont semblables pour tous les types de dépôt.

Configurer les permissions

2. Dans la table des utilisateurs de l'onglet Permissions, sélectionnez les utilisateurs.

3. Cochez les permissions que vous octroyez aux utilisateurs sélectionnés. Les permissions disponibles sont :

   • Lecture : Permet que l'utilisateur d'une application JMap Pro, JMap NG ou JMap Survey ouvre la liste des documents ou des hyperliens du dépôt associés à un élément, ouvre un document et le télécharge.

   • Enregistrer des documents : Permet que l'utilisateur d'une application JMap Pro ajoute un document ou un hyperlien au dépôt à partir du serveur local.

   • Effacer : Permet que l'utilisateur d'une application JMap Pro efface un document ou un hyperlien du dépôt.

   • Associer des fichiers : Permet que l'utilisateur d'une application JMap Pro associe un ou plusieurs éléments d'une couche à un ou plusieurs éléments ou hyperliens du dépôt.

4. Appuyez sur Sauvegarder.

Configurer la structure de métadonnées

Vous devez configurer la structure de métadonnées du dépôt, c'est à dire les attributs qui contiennent les métadonnées de chaque document. Ces informations sont stockées dans une table créée par le système de base de données du dépôt. À partir de cette structure vous pouvez configurer les formulaires de recherche et de métadonnées.

3. Indiquez le nom de l'attribut, le type SQL et cochez la case pertinente si l'attribut doit être indexé.

5. Appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer l'information et fermer la fenêtre.

Configurer le formulaire de métadonnées

Ce formulaire permet que l'utilisateur d'une application JMap Pro puisse ajouter ou modifier les valeurs des attributs qui constituent les métadonnées d'un document, lorsqu'il ajoute un nouveau document dans le dépôt.

2. Sélectionnez les composantes du formulaire.

3. Configurez chaque composante en sélectionnant l'attribut concerné ainsi que ses caractéristiques.

4. Appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer l'information et fermer la fenêtre. Les attributs du formulaire s'affichent dans la section Formulaire de métadonnées (section 5 de la figure) dans l'interface de configuration du dépôt.

Configurer les formulaires de recherche

Ce formulaire permet que l'utilisateur d'une application JMap Pro ou JMap NG puisse chercher des documents associés aux éléments de la carte à partir de leurs métadonnées.

Les attributs disponibles dans le formulaire sont ceux définis dans la structure de métadonnées.

Pour configurer un formulaire de recherche :

2. Appuyez sur Créer pour créer un nouveau formulaire.

4. Sélectionnez les composantes du formulaire.

5. Configurez chaque composante en sélectionnant l'attribut concerné ainsi que ses caractéristiques. Les attributs Nom et Description sont disponibles par défaut pour constituer un formulaire de recherche de base.

6. Appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer l'information et fermer la fenêtre. Les formulaires créés s'affichent dans l'interface Formulaires de recherche.

Deux types de recherche sont disponibles : la recherche simple et la recherche avancée. La recherche simple se base sur les termes inclus dans le titre et la description des documents. La recherche avancée utilise des formulaires de recherche complexes qui contiennent plusieurs critères.

Recherche simple

Pour effectuer une recherche simple :

1. Cliquez sur pour ouvrir le panneau Documents.

2. Cliquez sur pour effectuer une recherche.

3. Dans l'onglet Recherche simple indiquez si vous souhaitez restreindre la recherche à une sélection d'éléments ou aux éléments affichés dans la carte.

4. Sélectionnez le dépôt dans lequel effectuer la recherche.

5. Inscrivez les termes de la recherche. Les termes seront cherchés dans le titre et la description des documents. La recherche n'est pas sensible à la case mais les accents sont pris en compte.

6. Cliquez sur Rechercher. Les résultats s'affichent dans la section Afficher les documents sélectionnés du panneau Documents. La section offre plus de détails.

Recherche avancée

Pour effectuer une recherche avancée :

3. Dans l'onglet Recherche avancée indiquez si vous souhaitez restreindre la recherche à une sélection d'éléments ou aux éléments affichés dans la carte.

4. Sélectionnez le dépôt dans lequel effectuer la recherche.

5. Sélectionnez le formulaire à utiliser pour entrer les termes de la recherche.

6. Cliquez sur Suivant.

7. Inscrivez les termes de la recherche. Le formulaire peut contenir plusieurs sections. Certains attributs peuvent être obligatoires, c'est-à-dire que vous devez leur donner une valeur pour que la recherche puisse s'effectuer. La recherche n'est pas sensible à la case mais les accents sont pris en compte.

JMap Documents permet à l'utilisateur d'une application JMap Survey d'accéder aux documents d'un dépôt de documents ou d'un système de gestion documentaire à partir des objets de la carte.

L'extension JMap Documents vous permet notamment de :

• Lister les documents qui sont associés à un objet de la carte, affichant une vignette avec ses métadonnées.

• Accéder aux documents en les ouvrant dans leurs applications désignées.

• Partager les documents en utilisant les fonctions de partage des téléphones.

Accéder aux documents associés à un objet

Pour accéder aux documents associés à un objet dans JMap Survey :

1. Ouvrez l'infobulle de l'objet pour lequel vous souhaitez accéder aux documents associés.

2. Touchez l'icône pour accéder à Documents. L'icône s'affiche dans l'infobulle des objets qui ont des documents associés. Si l'icône ne s'affiche pas et vous savez que l'extension JMap Documents est installée sur le serveur et vous avez les permissions pour y accéder, il n'y a pas des documents associés à l'objet. Les documents s'affichent sous forme de vignettes.

3. Touchez une vignette pour accéder à un document. L'application ou la page web correspondante (Google Drive, Word, Excel, etc.) s'ouvre pour afficher le document. Vous pouvez utiliser les extensions de partage d'iOS ou d'Android.
4. Touchez OK pour retourner à l'infobulle.

5. Touchez pour fermer l'infobulle.